Possuir uma comunicação efetiva é fundamental em qualquer contexto, mas ganha ainda mais importância em relações profissionais. Para os escritórios contábeis, essa necessidade se intensifica. À medida que os profissionais contábeis são vistos como consultores estratégicos, a habilidade de transmitir informações de maneira fluida e acessível se torna um diferencial.
No entanto, profissionais de contabilidade podem enfrentar um desafio ao interagir com seus clientes. Conceitos técnicos e específicos da área, por exemplo, podem transformar a comunicação em um obstáculo, prejudicando a relação cliente e contador e, consequentemente, impactando o sucesso do escritório contábil.
Para entender mais sobre os possíveis desafios na comunicação com seus clientes e descobrir estratégias para aprimorar essa relação, continue lendo este artigo.
Desafios na comunicação com clientes
A comunicação efetiva é essencial para facilitar a compreensão, evitar mal-entendidos e construir relacionamentos mais saudáveis, tanto no ambiente pessoal quanto no profissional.
A habilidade de se comunicar de forma efetiva promove confiança, favorece a resolução de conflitos e facilita a cooperação entre as pessoas.
No cenário contábil, uma comunicação efetiva contribui para garantir que relatórios financeiros, balanços e análises contábeis sejam explicadas de maneira clara e precisa, por exemplo, facilitando a compreensão de todas as partes.
Entretanto, considerando seu papel na relação entre contadores e seus clientes, muitos profissionais ainda enfrentam desafios em relação à comunicação, que precisam ser solucionados.
Levando em conta possíveis falhas na comunicação, veja algumas situações que podem se tornar um desafio no dia a dia do contador.
Alinhamento de expectativas
O alinhamento de expectativas é um processo relevante, especialmente durante o onboarding do cliente.
Desde o início, é importante esclarecer o que os clientes podem esperar, discutindo datas para envio de documentos e metas de forma transparente. Essa prática ajuda a alinhar as visões de ambos, além de construir uma base sólida para a relação cliente/contador.
A pesquisa Horizonte Contábil: Diagnóstico dos Desafios revela que 57,87% dos respondentes afirmam que a desorganização dos escritórios contábeis consome um volume excessivo de horas de trabalho. Isso ressalta a importância de um bom planejamento e gestão desde o início do relacionamento, sendo que ter uma comunicação efetiva se torna fundamental para ocorrer organização por parte dos clientes.
Linguagem técnica acessível
Explicações sobre os processos a serem realizados podem confundir os clientes, especialmente quando envolvem cálculos complexos.
Em vez de recorrer a termos técnicos, pode ser interessante que o contador adote uma linguagem simples e acessível. Por exemplo, ao invés de falar “base de cálculo para o INSS”, pode-se optar por “valor sobre o qual vamos calcular sua contribuição mensal para a Previdência Social”.
Ao mudar a forma de explicar com uma linguagem mais simples, o cliente compreende com mais facilidade o processo que será executado.
Clareza nas explicações
Explicar conceitos contábeis pode ser complicado, principalmente quando os clientes não têm um conhecimento técnico adequado, o que dificulta a compreensão de termos específicos. Ao falar sobre a diferença entre ativo e passivo, por exemplo, um contador pode ilustrar usando exemplos do cotidiano: comparar os ativos a bens que possuem valor, como uma casa ou um carro; e os passivos a dívidas, como um empréstimo. Ao utilizar exemplos que fazem parte do dia a dia dos clientes, a compreensão desses termos fica mais fácil.
Para se aprofundar no tema, ouça o episódio “Dificuldades de Comunicação com Clientes nos Escritórios Contábeis” do podcast “Fala VISÃO“. Nele, discutimos os desafios da comunicação e oferecemos dicas para superá-los:
Tendo em vista o impacto de uma comunicação inadequada, vamos apresentar estratégias para melhorar essa habilidade e a relação com os seus clientes.
Estratégias para uma comunicação efetiva
Uma estratégia de comunicação efetiva envolve planejar e estruturar a troca de informações de maneira clara e simples, garantindo uma transmissão e compreensão adequadas.
É importante lembrar que as estratégias também devem ser flexíveis a fim de se adaptar a diferentes contextos e necessidades, facilitando a colaboração, minimizando interpretações erradas e fortalecendo o relacionamento entre o escritório e o cliente.
Portanto, para adotar uma comunicação de qualidade em seu escritório, é importante considerar o perfil do cliente, o objetivo e os meios mais adequados a serem utilizados. Desse modo, estar atento e implementar algumas estratégias pode ser um diferencial. Conheça algumas:
1-Construção de relacionamentos
Uma comunicação efetiva ajuda a construir relacionamentos sólidos. Escutar ativamente as preocupações dos clientes e responder de forma atenciosa contribui para um ambiente de confiança. Isso aumenta a satisfação e facilita o trabalho no escritório contábil.
2-Personalização do atendimento
Cada cliente é único. Ajustar o atendimento às suas necessidades pode aumentar a satisfação. Por exemplo, se um cliente aprecia um acompanhamento regular sobre o andamento de seus processos, estabelecer relatórios mensais, mesmo que breves, pode proporcionar maior tranquilidade e demonstrar seu comprometimento com o sucesso dele.
3-Uso de linguagem clara
Adotar uma comunicação direta e clara pode ser determinante. Ao evitar termos técnicos e priorizar uma linguagem simples, você facilita a compreensão e assegura que todos os clientes se sintam à vontade para tirar as suas dúvidas. Essa abordagem contribui para um ambiente de confiança e transparência para o seu escritório contábil.
Colocando em prática algumas dessas estratégias, você pode desenvolver uma boa comunicação e transformar a experiência do cliente em seu escritório contábil.
Uma comunicação efetiva pode ser um fator importante para a fidelização dos clientes. Quando os clientes se sentem compreendidos e valorizados, a chance de continuarem com o escritório aumenta. Isso resulta em um aumento do fluxo de novas oportunidades, à medida que clientes satisfeitos recomendam o escritório a outros.
Um exemplo disso é outro dado da pesquisa Horizonte Contábil que mostra que
71,83%
dos entrevistados informaram que a sua principal fonte de novos clientes são as indicações “boca a boca”.
Sendo assim, os profissionais contábeis precisam valorizar práticas que promovam uma comunicação transparente e eficaz. Isso inclui ser proativo nas interações, fornecer atualizações regulares e estar sempre disponíveis para esclarecer dúvidas.
Novos horizontes para os escritórios contábeis
A comunicação efetiva é uma habilidade útil independente da situação. Saber expressar claramente o que se deseja e ouvir também o que é dito se torna um diferencial significativo. Nos escritórios contábeis, essa dinâmica se mantém, pois a clareza na comunicação pode proporcionar aos clientes uma sensação de exclusividade, o que, como consequência, contribui para a fidelização deles.
Considerando essa realidade, o movimento VISÃO25 está comprometido em criar modelos sustentáveis que vão transformar o cenário dos escritórios contábeis no Brasil. Com a participação ativa de contadores, estamos desenvolvendo estratégias que atendem às reais necessidades do setor, entre elas a comunicação efetiva.
Diante disso, convidamos você a participar do movimento para acompanhar a construção desses novos modelos e conhecer como a criação de novas ações práticas e inovadoras vão elevar os processos dos escritórios contábeis a outro patamar de eficiência!
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Assim, você terá acesso a temas importantes para o futuro da contabilidade.
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