O controle de despesas é um aspecto relevante para a gestão financeira de todos os negócios e isso não é novidade para o contador. O importante é ir além de compreender como classificar e gerenciar esses gastos e aplicá-los na realidade dos escritórios contábeis.
A maneira como as despesas são organizadas pode facilitar o monitoramento financeiro e a otimização de recursos, impactando diretamente no planejamento estratégico e na tomada de decisões financeiras.
Com uma classificação adequada, é possível identificar áreas de desperdício, aproveitar melhor os recursos e ainda ajustar suas estratégias para garantir que cada investimento seja realmente vantajoso. Continue lendo para saber mais!
Despesas operacionais e não operacionais
Compreender a diferença entre despesas operacionais e não operacionais permite um controle mais eficaz dos custos e uma análise mais precisa da saúde financeira do seu negócio. Auxiliando na otimização, na alocação de recursos e na tomada de decisões financeiras de forma mais estratégica.
As despesas operacionais incluem todos os custos diretamente relacionados aos processos centrais, ou seja, gastos essenciais para o funcionamento da empresa e a plena execução dos serviços prestados.
Entre as principais despesas operacionais, destacam-se os salários e encargos trabalhistas, que representam um investimento significativo na equipe, engrenagem responsável por atender os clientes e manter a qualidade dos serviços. Além disso, ressalta-se também o aluguel do espaço físico e os serviços básicos, como água, energia e internet, que são indispensáveis para o funcionamento cotidiano do escritório.
Além das despesas essenciais expostas acima, um dado levantado pela pesquisa Horizonte Contábil revelou que 83% dos profissionais contábeis consideram os softwares e sistemas como uma das principais despesas
Por outro lado, as despesas não operacionais são aquelas que não estão diretamente ligadas à operação principal da empresa. Elas englobam custos financeiros, como juros sobre empréstimos e financiamentos e perdas com investimentos, que podem ocorrer devido à depreciação de ativos ou de decisões de investimento mal sucedidas.
Multas e penalidades decorrentes de erros e infrações legais também fazem parte da categoria de despesas não operacionais. Embora não sejam essenciais para as operações diárias, o impacto dessas despesas na lucratividade pode ser significativo e não deve ser ignorado.
Segundo a pesquisa Horizonte Contábil, os erros são uma das principais causas de retrabalho nos escritórios contábeis. Dos respondentes, 76% afirmam revisar frequentemente o trabalho de seus colaboradores, motivados pelo receio de erros ou omissões e o impacto negativo nas despesas não operacionais.
Essa constante conferência e revisão, somada a prazos apertados e à pressão do dia a dia nos escritórios contábeis, pode levar ao Estresse Ocupacional. No episódio #05 do FalaVisão, discutimos como esse problema se manifesta no ambiente contábil e analisamos os principais fatores que contribuem para essa realidade. Não deixe de assistir!
Uma gestão cuidadosa dessas despesas contribui para a tomada de decisões e um planejamento estratégico mais robusto. Com essas informações em mente, é possível também dar atenção ao lucro do seu escritório contábil.
Leia: Como melhorar o lucro contábil do seu escritório.
Estratégias para gerenciar as despesas operacionais e não operacionais
As decisões financeiras desempenham um papel fundamental na saúde do seu escritório. Tanto as despesas operacionais quanto as não operacionais influenciam diretamente nesse aspecto. Por isso, é essencial realizar um controle rigoroso e uma análise contínua dessas despesas para maximizar a eficiência e aumentar a rentabilidade.
Para ajudá-lo nesse processo, reunimos algumas estratégias práticas que podem fazer a diferença na gestão financeira do seu escritório:
- Monitoramento contínuo de despesas: utilize ferramentas de gestão financeira que permitam o acompanhamento em tempo real das despesas. Isso ajuda a identificar padrões de gastos e áreas que podem ocorrer reduções. Além disso, o uso de relatórios financeiros pode facilitar a visualização e a tomada de decisões mais precisas.
- Capacitação da equipe: investir no aprendizado da equipe ajuda a reduzir alguns gargalos e erros. Além disso, promover a educação financeira internamente cria uma cultura de responsabilidade quanto às despesas. Colaboradores que compreendem a importância do controle de custos estão mais conscientes de como suas ações impactam diretamente a saúde financeira do escritório.
- Avaliação dos softwares utilizados: em um cenário no qual 83% dos contadores afirmam que os softwares representam uma das principais despesas do escritório, é fundamental que esses investimentos sejam justificados e tragam resultados positivos para os processos. Avalie as ferramentas que você utiliza e identifique quais são realmente essenciais. Priorizar soluções que integram e automatizam processos pode evitar duplicação de gastos, reduzir erros e otimizar o fluxo de trabalho.
- Planejamento orçamentário: elaborar um planejamento orçamentário realista e revisá-lo periodicamente é importante. Isso pode ajudar a manter as despesas sob controle, e também permitir ajustes rápidos em resposta a mudanças no mercado ou na operação do escritório.
Ao adotar essas abordagens, os contadores podem otimizar suas operações e criam um ambiente propício para o crescimento do escritório. Mas lembre-se de que uma gestão eficaz das despesas não se resume apenas à redução de custos, mas sim à maximização do valor de cada investimento. Focar na eficiência pode resultar em uma margem de lucro mais saudável e em decisões estratégicas mais acertadas.
Leia também: 8 dicas para diversificar os serviços do seu Escritório Contábil.
Planejamento e perspectivas
A correta classificação das despesas é um pilar fundamental para uma gestão financeira eficiente e o crescimento sustentável de qualquer empresa contábil. Ter em mente a distinção entre despesas operacionais e não operacionais permite aos contadores identificar áreas que podem ser melhoradas e elaborar estratégias mais eficazes, contribuindo diretamente para a precisão na alocação de recursos e o controle adequado do fluxo de caixa.
Quando a gestão das despesas é feita atrelada a um planejamento estratégico sólido, o escritório contábil não só mantém sua saúde financeira, como também prospera a longo prazo. Adotar uma abordagem proativa e estratégica em relação ao controle de custos é estar preparado para tomar as melhores decisões de acordo com o cenário e fortalecer a rentabilidade e abrir novos caminhos para o crescimento do negócio.
O Movimento VISÃO25 está trabalhando para a construção de um novo patamar de eficiência para escritórios contábeis. Ao se juntar a essa iniciativa, você terá a oportunidade de participar dessa transformação.
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